Gestão do e-commerce: dicas para administrar equipes de forma eficiente

Este conteúdo foi atualizado em: 25/05/2021

Você é gerente de e-commerce e foi o responsável por começar toda a sua loja do zero. Com estoque para abastecer, prazos de entrega à cumprir, pós-venda para ser realizado, atendimento ao cliente, marketing básico nas redes sociais, não sobrava tempo para contratar e gerir uma equipe responsável para cada atividade.

Durante este começo, sua realidade foi esta: lidar com todos os processos por conta, com uma ajuda aqui e ali para criar um site aceitável e seguir em frente. Esta é a realidade da grande maioria dos e-commerces em seu início, mas uma hora ela precisa chegar ao fim. Fundamentar sua loja online para o crescimento é contratar uma equipe e realizar a gestão do e-commerce com eficiência em cada processo.

Fique atento à contratação

O primeiro passo está em contratar sua equipe. Esta contratação irá acontecendo aos poucos, de acordo com suas principais necessidades. Entretanto, é possível e essencial ter um planejamento prévio para saber qual o perfil e número de funcionários que você precisa para cada função.

O comércio eletrônico envolve diversas responsabilidades, da mesma forma que em uma loja física, com o adicional das tarefas para manter a plataforma virtual. As principais delas são: planejamento, integração de sistemas, comunicação visual, logística, financeiro, gerente de projetos, pedidos, serviços ao consumidor, marketing e estratégia de negócio.

No início, os principais profissionais do e-commerce podem ser separados em quatro cargos: gerente de e-commerce, responsável por gerenciar a equipe e toda a empresa; web designer, para criar e manter a plataforma, assistentes operacionais, para realizar toda a logística; e analista de marketing digital, que será responsável pela divulgação da loja a partir de plataformas e campanhas.

Controle o tempo

Como responsável pela gestão do e-commerce, você precisa ter controle dos processos internos, gestão da tecnologia, logística, marketing e atendimento, prospecção de novos mercados e produtos, controle de pagamento, entre outros.

São muitas atividades o tempo todo e é preciso saber acompanhar todas elas. Sendo assim, o ponto essencial para realizar seu trabalho é a gestão do tempo. Saiba quais são suas prioridades e não deixe pendências para trás. Responda às dúvidas das pessoas e esteja disponível sempre que possível.

Reserve uma hora em cada dia para visualizar, acompanhar e auxiliar nas atividades de toda a equipe, mesmo que isso signifique que terá que sacrificar um pouco o tempo de outra atividade. Organize-se com ferramentas de gestão como o Trello ou Evernote para não deixar sua equipe na mão.

Aproxime perfis diferentes

Dentro de sua equipe, terão (ou deveriam ter) pessoas diferenciadas: aquelas que sabem gerenciar bem, analíticas, que se interessam e sabem lidar com números e estatísticas, e aquelas que possuem um perfil criativo, com experiência em criação e conteúdo que serão essenciais para seu marketing e para incentivarem ideias diferentes.

Saber como aproximar estes dois perfis será essencial em sua gestão. É preciso trabalhar para que sejam gerados debates que acrescentem valor às iniciativas da empresa, dando autonomia aos funcionários e fazendo com que as pessoas certas trabalhem com cada estratégia a partir de diversos pontos de vista.

Metrifique e delegue funções

Nenhuma atividade pode ser acompanhada ou avaliada sem o estabelecimento de funções e métricas específicas. Trabalhe com indicadores e metas para cada pessoa em determinada função. Todos os seus funcionários devem saber exatamente para que foram contratados, o que farão em cada processo, como será feito e em qual tempo. Você precisa delegar estas funções ou ter pessoas confiáveis e responsáveis por isso. Não permita que uma mesma tarefa seja executada por dois cargos diferentes, assim será sempre possível saber quem é responsável pelo que.

Acompanhe as atividades

Ainda que sua empresa seja de grande porte, esteja sempre atento às atividades realizadas por todos. Delegar é tarefa essencial, mas acompanhar o que foi exigido é ainda mais importante. Utilize softwares, aplicativos ou sistemas que mostrem em tempo real o que está acontecendo, quem está realizando cada atividade, quando foi concluída e se está dentro do prazo exigido.

Bons softwares para a gestão de sua equipe podem ser o Runrun ou o Teamwork, os quais permitem a criação de tarefas e o cálculo de tempo de cada atividade cronometrada, gerando relatórios para um acompanhamento mais detalhado de cada função.

Reconheça o trabalho

Com um bom líder à frente dos processos, os funcionários se sentem motivados à trabalhar mais e melhor. Valorize e reconheça os serviços prestados em sua empresa. Realize feedbacks e tenha perspectivas de progresso para sua equipe, como o plano de carreira. Principalmente, tenha transparência nas atividades e objetivos da empresa para que seus funcionários vistam a camisa.

Você terá atingido o ponto ideal quando fizer com que cada funcionário utilize o máximo de sua capacidade para produzir, com o sentimento de satisfação e em um bom ambiente organizacional.