Este conteúdo foi atualizado em: 12/05/2020
Os e-mails enviados no dia a dia são um registro. Qualquer falha na comunicação entre eles pode prejudicar a credibilidade da empresa e do próprio profissional. Por isso, é tarefa fundamental revisar essas mensagens antes de todo e qualquer envio.
Se você ainda não tem esse costume, provaremos neste post a importância em ter. Confira!
Comunicação por e-mail
O e-mail é a comunicação virtual mais utilizada nas empresas. Por ser uma ferramenta segura, simples e funcional, é por ele que os avisos são dados, informações sigilosas são trocadas e contratos são fechados.
Embora haja um crescimento no uso de aplicativos de troca de mensagens, como WhatsApp, Skype e redes sociais, o e-mail é, hoje, utilizado por cerca de 2,6 bilhões de pessoas no mundo, de acordo com o relatório Email Statistics Report, realizado pela Radicati Group em 2016. A projeção é de que o número aumente para três bilhões em 2020, ou seja, metade da população mundial.
O estudo concluiu que o e-mail ainda será o canal mais usado nas empresas, pelo menos nos próximos cinco anos, e ainda alertou sobre o investimento em sistemas de proteção contra softwares e vírus.
Por que revisar e-mails?
Um e-mail claro, coeso, direto e bem escrito pode impactar positivamente na autoridade e credibilidade da empresa. Para que isso aconteça, é necessário muita atenção a todos os detalhes do texto.
Essa “segunda olhada” é capaz de identificar inúmeros erros e equívocos que possam ter passado despercebidos, como a ausência de pontuação, termos e frases incoerentes e possíveis ideias mal explicadas.
Se tratando do meio corporativo, todo e-mail deve ser revisado, seja ele para um possível novo cliente, fornecedores, imprensa ou funcionários da empresa. A maneira como você se comunica pode dizer muito sobre você, como profissional, e seu negócio.
Checklist da revisão
Para você que entende a importância da revisão dos e-mails, mas que ainda não sabe por onde começar, listamos alguns itens que merecem atenção. Portanto, antes de clicar no botão de envio, confira o checklist que criamos e veja se está tudo de acordo.
Estrutura
Parágrafos curtos e coerentes contribuem para um texto mais fluido e leve. Se o assunto do e-mail tratar-se de algo delicado ou muito complexo, essa “quebra” possibilitará ao leitor compreender e absorver o conteúdo do recado mais facilmente. Assim, você evita desentendimentos e falhas na comunicação.
O recomendado é não ultrapassar 6 linhas em cada parágrafo. Não é uma regra, mas a prática é superindicada na redação de e-mails. Veja o exemplo abaixo:
“Olá, Sr. João! Tudo bem? Ao analisar o orçamento, notei que alguns itens não foram incluídos. Necessito que eles sejam adicionados para ter um parecer mais concreto. Consegue me enviar até o fim da próxima semana? Esse prazo seria o ideal. Sobre o segundo orçamento, tenho apenas algumas indicações sobre preço e prazo de entrega. Em quais dias da semana vocês conseguiriam encaminhar os produtos à loja? Quanto aos valores, preciso saber as formas de parcelamento oferecidas por vocês. É possível me encaminhar até amanhã? É isso. Aguardo seu posicionamento. Me retorne, se estiver com mais alguma dúvida. Obrigada! Atenciosamente,”
Note que o texto apresenta muitas informações importantes, e há grandes chances de alguma ser esquecida e não notada. Agora, repare no exemplo abaixo como elas ficariam com a quebra de parágrafos:
“Olá, Sr. João! Tudo bem?
Ao analisar o orçamento, notei que alguns itens não foram incluídos. Necessito que eles sejam adicionados para ter um parecer mais concreto. Consegue me enviar até o fim da próxima semana? Esse prazo seria o ideal.
Sobre o segundo orçamento, tenho apenas algumas indicações sobre preço e prazo de entrega. Em quais dias da semana vocês conseguiriam encaminhar os produtos à loja?
Quanto aos valores, preciso saber as formas de parcelamento oferecidas por vocês. É possível me encaminhar até amanhã?
É isso. Aguardo seu posicionamento. Me retorne, se estiver com mais alguma dúvida.
Obrigada!
Atenciosamente,”
É notável que o texto ficou mais leve e compreensível. As informações, que antes pareciam inúmeras, agora estão facilmente identificáveis; cada parágrafo apresenta uma ideia.
Nomes e assuntos
É comum nos equivocarmos com nomes de pessoas e assuntos durante o dia. Nos e-mails, isso também pode acontecer – o que pode ser evitado com uma boa revisão!
Ao finalizar o texto da mensagem, verifique se o endereço de e-mail está correto, se houve alguma troca de nomes no corpo do texto e se os assuntos tratados realmente estão conexos com o destinatário.
Caso o e-mail seja enviado com algum desses erros, a receptividade da mensagem pode não ser das melhores. Se isso acontecer, envie outro recado se desculpando e corrigindo a confusão.
Gramática e ortografia
Nem todo profissional precisa dominar a língua portuguesa. O idioma tem lá seus desafios, e entendê-lo completamente torna-se uma tarefa bastante difícil.
No entanto, é fundamental que todo profissional – especialmente aqueles inseridos no segmentos de marketing digital – saiba, ao menos, o básico ou o intermediário da língua do país.
Erros gramaticais e ortográficos são fatores determinantes para a confiabilidade da empresa e podem ser um grande problema ao contatar-se com funcionários e parceiros de negócio. João Jonas, ministrante da Oficina Corporativa da Língua Portuguesa, disse, em entrevista ao portal da Catho, que “quem lê algo escrito errado imagina que a empresa é descuidada com a sua comunicação”.
O cuidado com as pontuações, tempos verbais corretos, acentuação e plural é importantíssimo, ainda mais em tempos em que tudo fica registrado e pode viralizar num só instante.
Para isso, é preciso estudo e qualificação. Os erros de gramática, além da descredibilidade de quem envia, pode oferecer uma dupla – e, por vezes, equivocada – interpretação. Veja o exemplo do mau uso da vírgula:
Os materiais já foram enviados ao armazém Maria.
Os materiais já foram enviados ao armazém, Maria.
Repare que as duas frases se diferenciam por uma vírgula. Na primeira, o entendimento é que os materiais foram encaminhados ao armazém de nome “Maria”. Na segunda, é um simples aviso à Maria.
O equívoco na aplicação da crase também é bastante comum. A situação com o acento grave ocorre quando há a junção de uma preposição a + o “a” artigo do substantivo. Parece confuso, mas veja nos exemplos como o mau uso da acentuação pode dar outro sentido à frase:
O ministro depôs a advogada (dispensou)
O ministro depôs à advogada (deu depoimento)
Deve-se ter atenção também no uso do mais e mas; porquês; onde e aonde; mim e eu; hífen; pronomes demonstrativos (este, esse, aquele, aquela) e de tratamento; entre outros casos.
Uma boa dica para diminuir os erros gramaticais e ortográficos é passar o texto em programas de correção. Na internet, existem vários. O FLiP é um deles. Basta colar a mensagem e ele identificará alguns erros sintáticos e de ortografia – não todos, mas a maioria.
O dicionário de sinônimos online também é ótimo para situações em que você não deseja repetir aquela palavra, mas não lembra por qual outra poderia substituir.
Se estiver em dúvida se aquela palavra ainda é escrita daquela maneira após a reforma ortográfica, pesquise no site do vocabulário ortográfico da língua portuguesa.
Linguagem
O tom que você usa no e-mail pode influenciar na receptividade de quem recebe a mensagem, positivo ou negativamente. Por vezes, é algo que foge do nosso controle, uma vez que não é uma comunicação presencial e possíveis equívocos de interpretação podem ocorrer. Mas é necessário estar atento para poder transmitir o que deseja de maneira clara e profissional.
Cada área tem sua particularidade. Todavia, em todos elas a comunicação deve ser formal e direta. Você pode manter a descontração, mas evite trocadilhos, brincadeiras exageradas e piadas de mal gosto e preconceituosas – esta deve ser evitada de qualquer maneira.
Outra recomendação é não usar palavras abreviadas e expressões utilizadas no âmbito pessoal, como frases de memes, por exemplo. Mas é claro que isso tudo vai depender do mercado de atuação. Se há abertura para isso, faça, desde que haja respeito e consentimento entre as partes.
Cabe ao profissional saber qual linguagem utilizar para cada situação do dia. Se o contato é com um possível novo cliente para empresa, brincadeiras e conversas vagas podem o afastar; se a troca de e-mails é com um fornecedor, a abordagem deve ser mais séria e firme, sem a necessidade de assuntos fora ao que está em questão. O mesmo vale para novos funcionários.
Com um bom olhar ao texto de seu e-mail, as chances de erros e situações constrangedoras reduzem bastante. Esteja sempre atento(a) e leve a revisão de suas mensagens a sério! Para complementar o conteúdo, leia nosso post sobre as vantagens do WhatsApp Business para pequenas empresas.
Autor: João Roberto Gouvêa, head de conteúdo na Nação Digital.
