Diante da transformação digital e de um mundo cada vez mais ágil, as ferramentas de produtividade são recursos importantes para garantir entregas de qualidade em um fluxo contínuo e otimizado.
Neste conteúdo, abordaremos a importância de tais ferramentas de organização. Além disso, elencamos 9 plataformas que solucionam dificuldades relacionadas à rotina, como gestão de tempo, comunicação interna, otimização de tarefas manuais, armazenamento de documentos e ideias, entre outros. Para saber mais sobre o assunto e aprimorar o seu dia a dia profissional, continue a leitura!
Importância das ferramentas de produtividade
As ferramentas de produtividade são recursos essenciais para garantir um fluxo otimizado de produção. Não se trata apenas de acompanhar e gerenciar o trabalho das equipes, mas evitar retrabalhos desnecessários.
Afinal, quando o assunto é produtividade, o foco não está em trabalhar mais, mas fazer com que os esforços rendam mais em menos tempo. Para isso, a automação de processos e o uso inteligente do tempo são necessários.
Além disso, as ferramentas de produtividade são muito importantes no trabalho à distância, pois promovem a integração entre os colaboradores. Com isso, todas as pessoas têm acesso às informações e documentos relevantes ao exercício das tarefas diárias.
Se você notou que seu negócio precisa otimizar a produtividade, confira a seguir quais são as nove sugestões de ferramentas para te auxiliar nesse processo!
1. Microsoft 365
Uma das ferramentas de produtividade mais conhecidas e utilizadas por grandes empresas é a Microsoft 365. A plataforma integra e compartilha o acesso das diversos programas oferecidos pela empresa, como o Word, o Excel, o OneDrive, o Powerpoint, entre outros.
Com o Microsoft 365, os responsáveis por cada projeto (incluindo gestores, líderes e liderados) conseguem acessar todos os recursos e informações essenciais para garantir a qualidade das entregas. Outro ponto bastante importante é que a Microsoft conta com ferramentas e hierarquias de acesso para garantir a segurança dos dados. Ela também viabiliza a integração da comunicação entre colaboradores, otimizando processos de revisão e feedbacks.
Como todos os dados são armazenados em nuvem, é possível gerenciar documentos e informações sensíveis.
2. Google Workspace
O Google Workspace é uma ferramenta de produtividade que funciona na mesma lógica do Microsoft 365. Com ele, os colaboradores dispõe de ferramentas que, além de facilitar a gestão integrada dos projetos, elevam o nível das entregas.
Sua empresa pode utilizar recursos como Google Agenda, Forms, Apresentações, Docs, Sheets, Drive, além de, claro, e-mail e chat. Tudo isso de forma integrada e com acesso compartilhado às equipes.
Esta também é uma ferramenta de produtividade em nuvem que armazena todos os documentos e dados em cloud, e possui recursos para garantir a segurança dos mesmos.
3. Asana
A Asana é uma opção indicada para acompanhamento das entregas. Ela permite a criação de listas de tarefas com inclusão de prazos, checklists, separação de projetos por time, criação de quadros para organizar entregáveis, entre outros recursos. Além do plano gratuito, conta com opções de upgrades pagos.
4. Toggl
Pensando em ferramentas gerenciais de produtividade e desempenho, é importante investir em recursos para visualizar o tempo que as entregas consomem. Dessa forma, fica mais fácil entender onde é possível investir em processos de otimização e automação, a fim de garantir a rentabilidade da empresa.
O Toggl é uma boa maneira de fazer isso, justamente porque sua função é registrar o tempo que cada atividade demanda dentro de um projeto. É possível avaliar recortes de dia, da semana e do mês para entender como sua equipe está utilizando o tempo disponível.
A empresa atende usuários em mais de 120 países e grandes empresas como Amazon, LinkedIn, Wise, entre outros. Possui uma versão gratuita, mas oferece planos pagos para empresas que desejam mais recursos, como envio de relatórios via e-mail, análises de projetos, integrações, entre outros. Além da ferramenta, é possível instalar uma extensão no Google Chrome para utilizar o gerenciador de tempo.
5. Hash Track
O Hash Track é outra opção de ferramenta para o acompanhamento das horas dentro de um projeto, garantindo fluxos de entregas otimizados. A empresa conta com grandes marcas como Microsoft, Walmart e Buscapé, na cartela de clientes.
Com mais de 150 integrações, permite a geração de relatórios e dashboards que contribuem com a identificação de questões que podem prejudicar a rentabilidade dos projetos.
6. Slack
O Slack é amplamente utilizado por empresas para garantir uma boa comunicação interna. Trata-se de um chat corporativo, que permite a criação de canais para tratar sobre projetos específicos, além das abas de conversas individuais.
Utilizando-o, é possível enviar mensagens instantâneas e tratar questões urgentes com agilidade. Usuários podem compartilhar imagens, documentos, enviar áudios, entre outras funcionalidades. Ideal também para manter a integridade de equipes remotas e híbridas, garantindo um local centralizado de comunicação para além do e-mail.
7. Evernote
O Evernote é uma ferramenta de bloco de notas. Permite o registro de ideias e organização de documentos por meio de tags e etiquetas.
Entre os pontos positivos estão a digitalização de documentos dentro da plataforma e a definição de lembretes personalizados — tudo isso com dados armazenados em nuvem, o que facilita o acesso e compartilhamento das informações.
A ferramenta inicial é gratuita, mas a empresa oferece planos pagos com recursos extras, como mais armazenamento e sincronização ilimitada com outros dispositivos.
8. Trello
O Trello é uma ferramenta prática e intuitiva tanto para organização pessoal dos colaboradores quanto para acompanhamento de projetos por parte dos gestores. Essencialmente, utiliza quadros, colunas, cartões e listas para a organização e acompanhamento de entregáveis. Assim, têm-se uma visualização macro do projeto.
É uma opção bastante intuitiva e, além dos recursos oferecidos (como inclusão de checklist nos cartões, adição de prazos e tags), oferece integrações com outros aplicativos como Slack, Miro, Toggl e Salesforce.
9. Sistemas de CRM para vendas
Dentro das ferramentas de produtividade, investir em um bom sistema de CRM para vendas e marketing é essencial. Dessa forma, a organização e o gerenciamento dos dados essenciais de leads e consumidores leva menos tempo e ocorre de maneira mais assertiva.
Fluxos de automação, criação de comunicações personalizadas, acompanhamento de processos de venda, análise de dados, gerenciamento de pedidos, estratégias para recuperação de carrinho abandonado, tudo isso pode ser feito com os sistemas de CRM.
Com estratégias bem definidas e uma plataforma que suporte o tamanho do seu negócio, o CRM contribui não só com a produtividade, mas também com o faturamento de e-commerces.
Atualmente, inúmeras empresas migraram para espaços híbridos ou online. E como vimos, as ferramentas de produtividade são recursos indispensáveis em um cenário de transformação digital.
Para garantir a continuidade de entregas com qualidade e em tempo otimizado, é necessário pensar em fluxos de trabalho objetivos e eficientes. Portanto, não deixe de contar com o auxílio de alguma dessas sugestões!
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